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Cases comentados: política de procurações

Chegamos a mais um texto do quadro Cases Comentados, no qual demonstramos os benefícios do Visual Law e como suas técnicas podem ser aplicadas em documentos jurídicos. Já apresentamos exemplos de memoriais, contratos de prestação de serviços, termos e condições de uso e também contestações. Hoje o foco será uma política de procurações.

Política de procurações

Recentemente, uma empresa do setor de bebidas e alimentos contratou o Villa para remodelar sua política de procurações – documento que reunia procedimentos necessários para outorgar poderes a colaboradores do grupo e também a terceiros. Na primeira reunião, um representante da empresa disse que o modelo de até então era de difícil compreensão.

O representante narrou que alguns colaboradores tinham dificuldade de compreender as orientações principais do documento, o que acabava gerando situações bastante desconfortáveis. O mesmo ocorria em relação aos terceiros, que não entendiam em essência todas as regras da política. Na segunda reunião, o representante disse, resumidamente, que:

O documento tem que estar claro para o jurídico, marketing, comercial, administrativo, produção…

Para aumentar o desafio, a empresa solicitou que o novo modelo de política de procurações não ultrapassasse uma página de conteúdo. A ideia era que tanto os colaboradores quanto os terceiros realmente lessem o material. Um documento de muitas páginas poderia não concretizar tal objetivo – daí a solicitação de que tudo fosse sintetizado em uma onepage.

O novo formato solicitado integrou uma campanha de endomarketing, modalidade de marketing que tem como público-alvo os colaboradores, parceiros e acionistas de uma organização. A linguagem adotada no documento deveria conversar com todos, portanto. Este foi, em síntese, o documento produzido pela equipe de projetos do Villa:

O documento sintetiza, em página única, os procedimentos para outorgar poderes a colaboradores da empresa e a terceiros. O novo modelo combina ícones, ilustrações e cores próprias da identidade visual da marca, para explicar regras relacionadas a responsabilidades da unidades de negócios, limites de atuação dos colaboradores e validade de procurações.

Considerando que a linguagem que é clara para um conjunto de leitores pode não ser clara para outro, a nova política de procurações também adotou os conceitos de Plain Language. A técnica busca minimizar ruídos nas mensagens e permitir que os destinatários compreendam a informação facilmente, ao passar os olhos pelo documento pela primeira vez.

Houve todo um cuidado especial da equipe de projetos Villa para que a onepage realmente abrangesse as disposições principais. O resultado final torna a leitura mais clara e fluida aos colaboradores e terceiros. Além disso, a disposição em página única faz com que o material seja equivalente a um guia, de fácil acesso e para reconsulta sempre que necessário.


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